随着国内档案管理外包服务的兴起，以提供第三方档案托管服务的档案管理公司如雨后春笋般涌现，专业提供纸制档案及磁带的保存、档案检索、调阅递送、档案销毁等服务。“阿申”档案托管管理系统就是在这种背景下产生的，作为国内首家开发设计档案托管管理系统的专业软件公司，我们以多年在物流仓储管理系统的开发经验，结合国外成熟先进的档案托管管理操作流程，精心打造了这款“软通”档案托管管理系统。TRM系统集服务订单、销毁订单、机密授权、调度派车、订单跟踪、库存查询、对账管理、业务报表、材料管理等业务功能为一体，并提供客户服务网站增值业务，客户可随时根据自己的机密授权权限登陆查询档案库存状态、在线下单、修改文件索引等自助业务功能。再配合以强大的无线手持数据采集器，实行档案全程条码化管理，使管理流程运作更协调，从而提高工作的效率，减少差错，大大提升客户的满意度，提升企业竞争力。
一、 档案托管现状
档案托管是目前刚刚兴起的一种管理与仓储一体的外包业务模式，由客户委托专业档案仓储管理公司完成档案的存储、收录、递送、调阅、销毁一系列的服务，尤其适合目前中国的大型公司对于档案管理的需求。
由于这种运作模式对质量和安全性的严格要求，需要运营的档案管理公司在收录档案、出库入库、对账结算等业务操作上花费更多的精力，制定更严格的管理措施。当客户公司数量越来越多，档案数量越来越大，年限越来越长，档案的管理复杂程度大大增加。客户会对调阅递送服务的效率，档案的保密安全性等都提出了很高的要求，一些传统的系统管理手段已很难满足需求，差错率增加，人员效率不高，给档案运营公司带来很大的困扰。
专业高效的信息系统可以提供档案托管管理专业的支撑，通过“阿申”TRM信息系统可对服务订单全程跟踪管理，条码化管理使手持终端实施对档案进行扫描，使系统全程监控档案的服务状态，有效提高档案管理的透明性、安全性。“阿申”TRM系统采用先进的电脑网络技术，数据库管理技术，无线接入技术及物联网技术，融合档案管理和仓储操作流程、针对档案管理的运作特点，功能强大，数据安全、更能针对客户关心的管理难题，提供个性化解决方案，使得该系统最终成为档案托管管理系统业务的保障。
二、TRM的价值体现
1、专业性
专门针对第三方档案管理外包服务公司开发的专业管理软件，结合国外成熟先进的档案管理外包服务操作流程，选择“阿申”TRM不仅仅是购买软件，更是马上可以给你建立一套先进的管理模式，免除你业务探索的苦恼；
2、全面性
覆盖了第三方档案管理的各项业务，包括：订单、销毁、上架、配送、收录、检索、增值服务、计费及绩效分析、网上查询、无线射频条码管理等，将档案托管管理所有的相关业务都纳入“阿申”TRM的管理；
3、灵活性
系统采用模块化方式，可以方便用户进行灵活的调整，并提供了强大的配置功能，可以对权限、操作规则等许多业务模式进行调整，以便适应业务变化的需要。
4、易用性
系统采用了易于操作的客户端界面，普通用户可以很快上手使用，库存查询和订单跟踪做到可视化管理。系统也具有Web查询的界面，以方便客户对信息的访问。
5、先进性
使用功能强大的无线手持数据采集器，实行档案全程条码化管理，实时订单状态管理，从而提高工作的效率，减少差错，大大提升客户的满意度，使业务如虎添翼。
6、精准性
全程条码化管理，档案唯一的身份号码，结合无线手持终端，使业务数据传输更及时、准确、可靠，杜绝了在手工输入过程中发生的错误，管理精确到位。
7、快捷性
订单完成后，系统实时自动生成对账单，减少大量的人工核算，避免了疏漏和差错。
8、安全性
严密的机密授权管理，划分客户公司级、部门级、个人级不同的权限查阅档案，保障了档案的机密性。
三、功能描述
1、服务订单:
系统业务流程以服务订单（Service Order Form）为主线，根据档案收录、档案递送、新材料递送、运输方式的选择和数量生成客户服务订单。每一份订单必须经过机密授权密码验证方可建立；
可直接生成客户所需条码，并自定义格式打印条码；
根据服务订单系统系统自动生成客户配送单（Delivery Workorder ）；
订单完成后根据文件索引表（Records Transfer Form）建立文件描述信息，并根据服务订单内容生成服务费用。
2、销毁订单:
根据档案销毁服务方式和和数量生成档案销毁订单（Document Destruction Form）。每一份订单必须经过机密授权密码验证方可建立；销毁确认打印销毁证书。
3、机密授权
客户档案管理分级授权，分公司级、部门级、个人级，不同的权限管理不同的档案，机密授权表（Confidential Access Control Form）建立后系统自动校验服务订单授权人权限。
4、调度派车:
根据客户的配送单调度派车任务；
根据配送单汇总打印出库清单打印和入库清单打印。
5、订单跟踪:
对所有订单实行跟踪，以颜色区分订单不同状态。
6、库存查询:
根据客户和不同条件索引查询库存明细状态。
7、对账管理:
根据不同客户自动汇总生成并打印月对账单（Invoice），可对费用可进行修改；
8、业务报表:
服务记录表、登录日志表、库存汇总表、销售提成表、材料销售表。
9、材料管理:
对所有客户所需耗材的进销存管理，包括文件箱、文件盒、条码、安全封条、销毁柜、销毁袋等，并可查询库存和进销存报表。
10、条码扫描：
系统采用最先进的集成式物流信息终端扫描器，是系统提供收录/递送服务的关键工具，扫描器通过WIFI，GPRS无线网络实时向保管中心发送和接收档案及订单的状态信息，实现全程条码管理，杜绝了差错的产生。扫描器上集成了微型打印机，可在递送扫描后直接打印配送单小票交客户签字。
四、设备支持
手持终端产品功能:
五、操作流程
