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探讨医药仓储盘点中的问题及解决办法

2017/12/6 15:34:12来源:仓库社区作者:
盘存的意义:盘点是指为确定仓库内或其他场所内所现存药品的实际数量,而对药品的现存数量加以清点。仓库是一个物流的中心,一切的药品收发都必须经过仓库的流转,仓库必须在平时的工作中做到单据齐全,有据可查,仓库的工作就是真实全面的反映实物的流转过程。

一、仓库盘点的作用主要有以下几点:

  1、减少差错发生
  药品因不断地收发,日子久了难免发生差额与错误,盘点可以确保药品的现存数量,并纠正帐物不一致的现象,不会因为账面的错误而影响正常的药品配送。
  2、为检讨药品管理的绩效,进而从中加以改进
  例如呆账、报损多少,药品的保管与养护,药品的贮存周转率等等,经过盘点可以认定并加以改善。
  3、计算损益
  企业的损益与药品库存有密切的关系,而药品库存金额的正确与否有赖于存量与单价的正确性。因此为求得损益的正确性,必须加以盘点以确知药品现存数量。
  4、对遗漏的订货可以迅速采取订购措施
  
  采购部门因工作疏漏而漏下的订单,通过盘点,可以加以补救。
  仓库的账务与实物,一般来讲必须做到日清月结,但在大多数企业,作到每天动态盘点的可能性很小,主要原因是销售订单没有截止时间及条件限制,还有一个重要的原因就是工作量太大,企业所给予的人力物力不能完成这项繁重的工作。
  为尽可能的做到帐务与实物的一致,并与财务要求保持一致,财务部一般会要求仓库每月盘点一次,以满足会计核算的要求,而有效的盘点必须每个季度财务部仓储部会同盘点一次,并以半年度盘点和年底盘点最为重要。
  盘点是一顶日常工作,是账务与实物之间的一个衔接点,当发现账务与实物出现差异的时候,就要查明原因,做出处理结果,不同的差异原因得出不同的处理结果,主要的处理结果有品规批号的调整,盘盈盘亏等。
 
二、当前盘存中存在的问题

  在仓库盘点的实际操作中却存在着种种问题,造成盘点中的差错。众所周之,仓库盘点要做到账账相符、账实相符,盘点中的数据不准确将直接影响到企业的正常经营。下面列举一些盘点中容易出现的问题:
  1、盘点前的准备工作不足以及部门之间的协调
  除了临时盘点外,每次周期性或大型盘点前都有许多准备工作要做,如库位的整理、药品的拼堆整垛、销售单的全部拣货、已验收药品的上架、盘点方案及盘点人员的安排等等,而恰恰是这些基础的工作却往往得不到重视。
  (1)库区摆放混乱,因为盘点中除去仓管员外,还有其他相关部门人员配合,而这些人员对仓库可能并不熟悉,仓管员在码放混乱的库区中极易让其他人员晕头转向。仓管员却以自身感受代替别人的感受,而由于仓管员自身的能力不一,造成监盘人无法盘点,仓管员有时也忙于查找物品,不但耽误时间,还容易造成错误。
  
  (2)销售出库单截止时间,确定盘点时间后,仓储人员未同相关人员协调好单据的截止期限,没有及时锁库造成仓管员忙于拣货、盘点表数据与实际不一致等。
  (3)药品的收货、由于采购部无法控制在途药品的到达,在盘点的过程会有人员停上工作进行收货,造成盘点中断或失去有效监盘。
  (4)盘点人员的安排混乱。盘点前无详细的盘点计划,人员分工混乱,这在盘点时就会产生一人身兼数职,而有些人却又无所事事。有的库区早早盘完,有的却迟迟不见动静,甚至有的库区无人监盘,也容易造成漏盘和数据的不准确性。
  
  2、盘点中的问题
  (1)相关部门人员的监督不力。配合盘点的相关部门人员往往认为事不关己,加上对库区不熟悉,草草走个过场。仓管员有意隐瞒或过于自信,在盘点中快速带过。
  (2)临时的进出货。在盘点时尽量让仓库处在静止状态中。但在企业实际运营中必不可免的会出现临时的进出货,处理不当既影响运营又造成盘点数据错误
  (3)盘点中的数据错误。盘点时一次盘过还是会有差错,无论人员如何认真还是会出现,尤其是在交叉盘点时。交叉盘点因双方对药品摆放位置不熟而错盘,甚至于自己的库区也由于种种原因出现错盘,未能做到见物盘物。
  3、盘点后的分析
  仓库盘点后给人的感觉往往是轻松的,但盘点分析却是最重要的环节。各类仓库对库存物品都会有相应允许的盘点差异,往往让盘点人员在做分析时当成救命的稻草。帐实、帐账差异会有多种原因,不能简单的因为差异数在允许范围内而一笔带过。企业的运营中也有一些不规范之处,造成盘点人员将差异归咎于流程或部门之间的标准上。
  
三、对仓库盘存中出现问题的解决办法

  1.部门配合:一个正常的经营企业他的物流是时刻变动的,是一个动态的指标,而企业盘点的目的,就是要查出某一个时间点的库存量,而库存量却是一个静态的指标,这就形成了一个矛盾,这就要求销售部门和仓储部门在盘点期间暂时停止药品的收发运作,达到仓库所需要的无变动状态。
  所以在盘点期间,即使销售出货照常进行,也要将销售所需药品提前拣货结束,以达到仓库药品的静态。
  2.人员配置:仓库的盘点必须配备一定的人员,参与盘点的人员必须具备一定识别和计量药品的能力,对于盘点工作,同时各部门还要有相应的监督机制,除仓管员以外,其他部门的人员也必须参与盘点,比如质管部、销售部和财务部,监盘人员需要检查库存品名规格批号数量,财务部不仅要对品名规格批号数量进行监督,还要对库存的价值进行计算,质管要对在盘点过程中发现的问题进行风险评估,各部门人员的共同参与,一定程度上还增强了盘点人员的队伍,加速了盘点工作的进行。
  
  3.盘点时间:仓库的盘点时间一般选择在月底的最后一天,当然也会由于临时的需要进行月中盘点。选择在月底盘点的优势很多
  第一,月底盘点与仓库每月结账时间保持一致,更利于查找差异,分析差异原因;第二,月底盘点与财务结账保持了数据的共享与协调,提高了数据的使用效率;第三,月底盘点为销售各项数据报表与财务月报表提供了真实有说服力的数据;第四,月底盘点后的数据真实可靠,为下月仓库数据的准确性提供了相应的保障。
  4.前期准备:对盘点前的药品,仓库管理员应该提前做准备。第一,将同一类别,品名的药品放在一起,以便于盘点工作的顺利进行;第二,检查药品卡的收发结存记录,并核对实物数量;
  5.详细记录:盘点人员在盘点期间,必须认真核对实物的品名,规格,批号,生产厂家,生产日期及有效期,做到准确无误,对中药饮片、中药材、原料药或辅料,还要借助一定的计量工具如电子称等计量工具进行计量,进行专门的称量计算。对于贵细药材,还要进行重点记录,精确计量。
  6.复盘:根据概率论原理,同一工作失误犯第二次的可能性是很低的。在进行第一次盘点以后,有条件的企业还要对经过盘点的实物进行复盘,复盘一般采取交叉盘点,以提高数据的准确性,减少工作中的失误。
  
  7.查找差异原因:盘点结束以后,相同的品名要将账存数量与盘点数量相比较得到差异,如果差异率超过企业的规定的范围,就必须对差异做出说明与原因分析,差异在合理的范围内,也需要分析差异原因,最后调整帐务,做到账实相符,在这里需要提示的一点就是当差异未找出原因时建议加倍投入人力找出原因后再在系统中解锁允许销售开单,如果确认无法找到原因也不要轻易以盘盈盘亏来草率调整,可以单独记录并允许有一段持续查找的时间,也许在后续的查找过程中会发现原因或找到药品。
  8.临时事件处理办法:仓库在盘点期间,如果碰到必须的药品收发,比如急需的供应商送货,药品的入库及客户送货,通行的做法是可以将收发的单据日期推后一天(到达下一个月份),并对入库的药品进行隔离处理(不参与盘点),对出库的成品在发货前盘点(需参与盘点),目的就是在这种紧急情况发生时,避免造成帐务的混乱和实物的不相符,保持帐务逻辑关系的顺畅。
  综上所述,仓储是物流的根本所在,一切药品的流转都需经过仓库,而现在各企业都强调大物流的概念,这就使得盘点工作尤其重要。盘点工作对维护企业配送的及时准确,发现问题,分析原因,处理问题,改进工作方面有着相当重要的意义,并为会计信息汇总归集的准确性提供了相应的保障,对了解企业资产状况,物流状态提供了第一资料,为公司决策机构提供了有力的信息来源。
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